Bandeja de entrada del correo "limpia". 3 Claves

Jordi Fortuny Baduell desde su sitio Efectivitat nos comparte 3 pasos para vaciar tu bandeja de entrada de correo.

Para el que aún no lo conozca, el Inbox 0 es un sistema de gestión del correo electrónico que, como la mayoría de métodos, se basa implantar una organización concreta y procesar según una serie de criterios y acciones definidas, este caso se resume en 3 carpetas de gestión y 5 acciones (para más detalles lee aquí).

La consecuencia o el resultado más visual de la aplicación del sistema es que tu bandeja de entrada quedará vacía, o tendirá a estarlo, aunque debe tenerse claro que no solo se trata de esto. Aquí está el primer síntoma de una mala implementación, obsesionarse en vaciar constantemente la bandeja de entrada. Que esté vacía, no significa que estés llevando a cabo un buen proceso de gestión de tus correos (recomiendo leer esta reflexión de Jeroen Sangers en El Canasto).

Cuando explico el método del Inbox 0, siempre me encuentro con la misma situación. Normalmente todo el mundo lo entiende a la primera, el proceso ciertamente no es muy complicado, ya que es lógico y de sentido común, pero la mayoría coincide en el miedo a empezar, ya que les horroriza vaciar la bandeja de entrada.

Esto es debido a que es costumbre generalizada usar la bandeja de entrada como una lista de tareas y también de archivo de correos del tipo por si acaso o ya los leeré mas tarde. También es un autentico vertedero de basura, aunque parezca extraño, hay mucha gente que no borra ni eso. No es raro ver bandejas de entrada con 4000 o más correos.

Así pues el principal problema que detecto en la implantación del método, es no tener la valentía para dar el primer paso: llegar a tu primer Inbox 0. Es por eso que siempre hago las mismas recomendaciones para que este se pueda dar sin la sensación que saltas al vacío .

• Crea una carpeta del estilo Bandeja de Entrada Antigua: traslada allí todos los correos con más de 15 días de antigüedad. Verás como raramente accedes a ella en los próximos dos meses, en tal caso… podrás decidir si la borras, o poco a poco vas procesando por si hay cosas a archivar. Dependerá de la dimensión que tenga.
• Procesa los correos de menos de 15 días de antigüedad según las normas del método: responder, hacer, posponer, delegar y archivar o borrar.
• Borra sin compasión, se valiente y realista, perder el miedo a borrar en un elemento clave. Te recomiendo que, para ganar en seguridad en las primeras fases, te asegures de desactivar el borrado automático de los elementos eliminados. Así siempre tendrás una red de seguridad para confiar en tus criterios de borrado.

Y recuerda otros puntos clave:

• Ten el gestor de correo cerrado la mayor parte del día y solo procesa en momentos determinados.
• Empieza a procesar archivando o borrando. Luego los que tengas que delegar, luego responde o haz los correos de menos de dos minutos, y finalmente pospón (guarda en la carpeta Por hacer) para otro momento los que requieran de más de dos minutos (estos son los que deberían ir a tu lista de tareas, o programarte un momento concreto durante el día para responderlos/hacerlos).
• Ni banderitas, ni marcar como no leído, son autoengaños… si tocas el correo, lo procesas!
• Un correo puede ser una tarea o no, pero la bandeja de entrada no es tu gestor de tareas

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7 aspectos a tener en cuenta si quieres mejorar

José Miguel Bolivar nos muestra los 7 requisitos esenciales para mejorar la productividad personal a través de su sitio Optima Infinito.

Tras un par de años como usuario novato, «peleándome» con la metodología GTD hasta lograr dominarla, llegaron otros ocho años de constante evolución y aprendizaje, proceso en el que todavía continúo y del que me cuesta prever un final. Durante todo este tiempo he tenido la oportunidad de contrastar la utilidad de este método en múltiples escenarios, cada uno de ellos con características y exigencias de lo más diverso.

Por otra parte, las cerca de 2.500 horas de experiencia que he acumulado a mis espaldas en los últimos años ayudando a otras personas a mejorar su productividad personal, me han permitido llegar a tener bastante claro cuáles son los siete requisitos esenciales para lograr una mejora significativa en este área – a la que yo prefiero llamar «eficacia personal eficiente». Veamos cuáles son:

1. Motivación: La mejora de la productividad personal es, ante todo, el resultado de un proceso de cambio sostenido en el tiempo. Eso significa que mejorar la productividad personal conlleva cambiar y, como bien dice Amalio Rey, todo cambio, cuando es real, cuesta. Por este motivo, contar con un propósito claro y definidoque nos recuerde, siempre que sea necesario, para quéqueremos llevar a cabo este cambio y qué vamos a obtener con ello, es fundamental para embarcarse con opciones de éxito en esta aventura. Sin embargo, es muy importante entender este requisito de la motivación en su dimensión correcta, porque como dice Alfonso Alcántara, «tener motivación no es tener ánimo, motivación es tener motivos».
2. Voluntad: Además de tener motivos para cambiar, es indispensable contar con la intención firme de hacerlo. En realidad, casi todas las personas tenemos motivos para mejorar nuestra productividad personal, sean estos los que sean. Cada vez que oigas a alguien quejarse con el tan socorrido, y a menudo incoherente, «¡no tengo tiempo!», te encuentras ante una persona con al menos un motivo para mejorar su productividad personal. Lo que marca la diferencia es quiénes están dispuestos a cambiar y quiénes prefieren la opción cómoda de seguir quejándose sin hacer nada. Como dice Francisco Alcaide, «los ganadores buscan soluciones; los perdedores buscan excusas».
3. Compromiso: Como escribía recientemente, «productividad personal es compromiso personal». Hasta que no existe un compromiso claro, la voluntad se queda solo en «buenas intenciones». El compromiso es una obligación que tomamos voluntariamente para con nosotros mismos y constituye un factor fundamental de todo proceso de cambio ya que, si no hay un compromiso, dicho proceso de cambio se verá interrumpido fácilmente al primer contratiempo que nos encontremos, y nos encontraremos muchos.
4. Curiosidad: El camino del cambio a menudo comienza con el aprendizaje. La búsqueda de soluciones de la que habla Alcaide es la expresión de una «curiosidad con sentido». Indago para encontrar oportunidades y recursos que me ayuden en mi proceso de cambio. Una vez he convertido mi voluntad de cambio en un compromiso de mejora, el siguiente paso necesario es explorar para encontrar y aprender cómo lograr el resultado deseado.
5. Perseverancia: Muchas personas actúan de forma impulsiva, concentrando sus energías con gran intensidad durante cortos espacios de tiempo. Se entusiasman igual que se desaniman y lo que hoy es máxima prioridad mañana está olvidado. Este tipo de actividad suele producir resultados muy pobres en los procesos de cambio. Por el contrario, la mejora personal resulta habitualmente de esfuerzos de intensidad baja o moderada sostenidos en el tiempo. De cara a la mejora de la productividad personal, el micro-cambio constante y sostenido produce resultados incomparablemente mejores que los macro-cambios que se inician y abandonan con la misma gran intensidad.
6. Resiliencia: La resiliencia, que tan bien conoce y describe Nacho Muñoz, es un requisito indispensable para reponerse ante los contratiempos inherentes a cualquier proceso de cambio y mejora. Gracias a la resiliencia, conjuntamente con la motivación, los reveses del camino pueden ser superados e incorporados como aprendizajes. Saber que todo proceso de cambio conlleva éxitos y fracasos proporciona la perspectiva necesaria para no sobrevalorar ni unos ni otros y entender que ambos forman parte de un proceso no lineal e inevitable. Una persona resiliente es una persona que acepta sin resignarse y, precisamente por ello, puede continuar el camino con su motivación intacta.
7. Humildad: Llegamos finalmente al último y sin embargo el más importante de estos siete requisitos esenciales para la productividad personal. Si bien es cierto que los seis requisitos anteriores son extremadamente importantes para este proceso de cambio y mejora, sin humildad sirven de muy poco. La arrogancia es sin duda el motivo número uno de fracaso en los procesos de mejora de la productividad personal y en cualquier proceso de cambio personal en general. Nos planteamos un cambio porque somos conscientes de que existe una alternativa mejor. Paradójicamente, cuando comenzamos el camino del cambio y comprobamos que el cambio nos cuesta, en lugar de asumir nuestra propia debilidad, culpamos al proceso de cambio. Da igual que las evidencias demuestren que el cambio es posible y que el camino que hemos elegido es el que conduce a él. Lo cuestionamos, nos rebelamos ante él y lo queremos «mejorar», eliminando los obstáculos y «allanando» el camino para que resulte más «cómodo». Y, al intentar «mejorar» el camino, lo convertimos en un camino sin cambio. Porque lo que te cuesta es precisamente porque estás cambiando. Lo que no te cuesta es porque no te cambia. Por este motivo, la humildad de aceptar que el problema no es el camino sino nosotros, con nuestras limitaciones y flaquezas, es el más indispensable y principal requisito para la mejora de tu productividad personal.

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